يختلف أسلوب وطريقة كتابة التقرير الإدارى العادى عن التقرير الإدارى، من خلال الشكل والمضمون، حيث يحتاج التقرير الإدارى إلى بعض الأمور التى يتطلبها التقرير العادى، كما أنه يحتاج إلى شرح الأمور أكثر ،بالاضافة إلى أن التقارير الإدراية تلزم فى الدوائر الحكومية وفى الشركات ، وأماكن العمل، وهناك عدة عناصر أساسية للتقرير الإداى وهى كالتالى:
1- صفحة العنوان: وتكون هذه الصفحة فى التقارير الكبيرة فقط، وتحتوى على تعريف بالتقرير وهو اسم التقرير، اسم معد التقرير، المعلومات التى يتضمنها التقرير، تاريخ إعداد التقرير، الجهة المستلمة للتقرير،الجهة المعدة للتقرير، ألا أن التقارير الصغيرة التى يتدوالها الموظفون يومياً لا تحتاج لوجود صفحة العنوان، بل أن هذه الصفحة توجد فى التقارير الكبيرة التى تتم بشكل أسبوعى أو شهرى أو سنوية.
2- ملخص التقرير: ويتم وضع هذا الملخص فى نفس صفحة العنوان فى حال كان الملخص قصير أو قد يكون فى صفحة مستقلة فى حال كان الملخص كبير، ويكون موجود فى الصفحة التالية لصفحة العنوان،حيث أنه يحتوى على تلخيص لأهم العناصر التى يتضمنها التقرير، كما يتم وضع فيه النتائج والتوصيات من التقرير، والعبرة من ملخص التقرير هو تعريف القارئ له إذا كان يتطلب قرائته أم لا ، وهناك نوعان من ملخص التقرير وهما الملخص المعلوماتى، ويتضمن معلومات حول كاتب التقرير والجهة المرسل إليها وتاريخ إعداد التقرير، والنوع الآخر هو الملخص الوصفى، والذى يشمل وصف للتقرير من حيث المعلومات التى يتضمنها التقرير،والعناصر المدرجة داخله.
3- جدول المحتويات: ويكون هذا شبيه للفهرس الذى يوجد فى الكتب، ويحتوى على أسماء الأقسام، وأرقام الصفحات التى يوجد بها القسم وذلك بهدف تسهيل الوصول إلى القسم المراد به ، والحصول المعلومات المرادة، لكن هذا الجدول لا يستخدم فى حالة التقارير القصيرة، والتى يتم تداولها يومياً.
4- قائمة الأشكال والجداول: وهذه القائمة تحتوى على فهرس للجداول والأشكال التى توجد فى التقارير وأرقام الصفحات المتواجدة بها.
5- مقدمة التقرير: وهى تحتوى على معلومات حول التقرير، كما أنها تتناقش عن موضع التقرير بإيجاز وحدود التقرير، والأهداف المطلوبة من التقرير، وتحدث بشكل مبسط عن التقرير.
6-متن التقرير: وهذا يشمل العناصر الأساسية للتقرير، ويتضمن صلب الموضوع بالتفصيل، والحديث عنه والتطرق إلى أمثلة ووجود حسابات، كما أنه يحتوى على أشكال ورسوم بيانية، ويأخذ الجانب الأكبر من التقرير ويكون عدد صفحاته أكثر.
7- الاستنتاجات والتوصيات: وتحتوى على الاستنتاجات المستفادة من التقرير، كما تتضمن الأهداف التى سوف يحققها التقرير بعد قرائته، وأن يوجد فى التقرير جميع الأسئلة المرادة، أما بالنسبة للتوصيات فهى المعلومات الموصى بها بعد إعداد هذا التقرير، وقد تشمل معظم المقترحات على الإدارة والمختصون.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق