يعتبر تحديد المسئولية الإدارية عن الأنشطة والأعمال المطلوبة لتحقيق الأهداف من الموضاعات العامة فى مجال التخطيط والرقابة ، ولإيضاح العلاقات بين مختلف الأنشطة وخاصة إذا كان تحقيق الأهداف يتطلب تضافر مجموعة من الأنشطة والوظائف المتشابكة والمتصلة ، مما ويترتب على ضرورة الإجابة عن التساؤلات التالية :
1- من المسئول عن كل نشاط ؟ وماهى حدود مسئولية ؟
2- ماهى طبيعة المسئولية المحددة ؟
3- مالذى يدخل فى نطاق كل نشاط ؟
4- ما هى طبيعة العلاقات بين الأنشظة المختلفة ؟
إن المسئولية الإدارية يجب أن تحدد بأسلوب منظم ومنطقى كيفية قيام الإدارة فى حل مشاكل الخلافات بين الأنشظة المختلفة قبل وقوعها .
فالأدوات التقليدية أصبحت غير فعالة فى معالجة المسئولية الإدارية ، فوحدة العمل مثلاهى مجموعة بيانات يتوقع من الفرد تنفيذها ولكنها لا تحدد طبيعة العلاقات الداخلية بين نشاط و آخر ، وإنها غير قادرة على مسايرة متطلبات التغيرات السريعة فى نظام العمل ، وتنطبق نفس القيود على تحديد هيكل التنظيمات الإدارية على الرغم من تحديد خطوط وتسلسل المسئولية الإدارية ولكنها غير قادرة عن الكشف عن التعقيدات الداخلية وعلاقات العمل بين الإدارات المختلفة حيث إنها لاتعطى وصفاً لهذه العلاقات.
وتعتبر الرسوم المنظمة لتحديد المسئولية الإدارية من أفضل الأدوات لتحديد المسئولية داخل بيئة العمل ، كما أن دليل المسئولية الإدارية يعتبر آداه فعالة لربط الإدارة بالأهداف بالمسئولية الأدارية حيث يعتمد فى وصف وتحديد خطوط المسئولية على مجموعة من الرمز ، فمثلاً :
الرمز (أ) : يعبر عن المسئولية العامة وفيها إرشاد للفرد لتنفيذ وظيفة ما من خلال من له سلطة الاعداد.
الرمز (ب) : مسئولية التشغيل ،وهنا يون الفرد مسئولاً عن مستوى تشغيله للوظيفة.
الرمز (ج) : مسئولية جزئية ، ويكون الفرد مسئولاً عن تنفيذ جزء محدد من الوظيفة.
الرمز (د) : ويعنى إستدعاء للفرد أن كان القرار يؤثر على منطقة سلطاته أو الحصول على معلومات تفيد إتخاذ القرارات.
الرمز (هـ) : ويعنى إستدعاء للفرد لإستشارته قبل العمل.
الرمز (و) : ومعناه أنه يتعين إخطار الفرد عن القرارات المتعلقة بتنفيذ نشاطه.
أن الوصف السابق يسهل الوظيفة الرقابية حيث أنه يساعد فى فعالية للسلطة والمسئولية بالاضافة إلى تحسين العلاقات الإنسانية ، فالفهوم الحديث للرقابة يتجه نحو الأشخاص ، فإذا أمكن التحكم فى أداء الأشخاص أمكن التحكم فى العناصر المادية التى هى نتيجة أدائهم ، وفى حالة وجود فروق فى الأداء عن المعدلات التخطيطية الموضوعية تعين معرفة المتسبب فيه ومن ثم أسبابه حتى يمكن تجنب هذه الفروق فى المستقبل ، ولهذا أصبح من الأهمية بمكان التعرف على الشخص الذى أحدث الفرق أو المسئول عن حدوثه عن طريق ربط الفروق وآثارها على التكاليف والإيرادات وعناصر المركز المالى بالأشخاص الذين يقومون بإستخدام أو تشغيل هذه العناصر ، وربط الفروق بالمسئولين عن القيام بالعمل هو ما يعرف بمحاسبة المسئولية .
ويعتبر تفويض السلطات وتوزيع الإختصاصات على أساس لا مركزى وفقاً لمراكز تحمل المسئوليات مفتاح الهيكل التنظيمى السليم لتطبيق محاسبة المسئولية .
ويؤدى تفويض السلطات وتحديد المسئوليات تبعاً لتدرج السلطات إلى وجود عدد من المتسويات الإدارية المتتابعة فى الهيكل التنظيمى للوحدة .
ويختلف الباحثون فى تحديد عدد هذه المستويات ومع ذلك فكلما زادت حلقات التفويض للسلطات خلال السلم الإدارى ، تعددت المستويات الإدارية ، ويتوقف ذلك على حجم الوحدة و إحتياجاتها التنظيمية لضمان سلامة العمل .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق